安徽理工大学工会文书档案管理规定

第一条　为使工会文书档案管理工作科学化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，结合我校工会工作实际情况，制定本管理规定。

第二条　工会文书档案管理的内容，包括收文、发文、立卷、归档、保存、使用管理等六个方面。

第三条　收文管理

1、分类编号：A、学校党委制发的文件；B、学校行政制发的文件；C、同级部门抄送及其他兄弟院校交流的文件；D、上级工会下发的文件；E、各基层工会上报的文件。

2、登记呈阅：收文后，文书管理员应先浏览文件，初步掌握文件信息，后及时交给有关负责人审阅、处理。

3、督办落实：按照负责人的阅示意见要求，督促有关人员办理、落实并签字。

4、整理保管：及时收回，妥善保管。

第四条　发文管理

1、审阅签字：凡上报、抄送或下发的文件材料须事先经工会负责人审阅、签字同意。

2、准确无误：即在文件材料的起草、审阅、盖章、发放等各个环节，相关人员必须严格把握文件材料的准确性、严密性、科学性，务必做到准确无误。

3、发文到位：发文前，应先填写校工会发文登记表；除特殊情况外，文件材料必须由工会工作人员亲自送到各有关部门负责人手中，并须收文人签字，不得让收文人来工会领文或出现随意带文和路途中发文等不到位的现象。

4、再次确认：若因各种原因，文件材料没有送至各有关部门负责人手中，则须再次电话确认。

第五条 立卷管理

（一）初步立卷

1、由工会文书管理员按照要求将需要归档的文件材料初步立成案卷。

2、工会制发的文件，各届各次教代会及教代会执行委员会形成的文件，各届各次工会委员会、工会经费审查委员会、工会女工委员会形成的文件须单独立卷。

（二）集中审卷

由工会负责人组织人员对以下方面进行审查：

1、文件材料是否收集齐全；

2、分类是否准确；

3、卷内文件排列是否合理；

4、案卷目录是否完整、准确。

第六条　归档管理

（一）归档内容

1、上级工会下发的文件；

2、学校制发的文件；

3、同级部门抄送及其他兄弟院校交流的文件；

4、各基层工会上报的文件；

5、各届各次教代会及教代会执行委员会形成的文件；

6、各届各次工会委员会、工会经费审查委员会、工会女工委员会形成的文件；

7、工会开展各项活动的通知、表彰、纪录等重要文件材料。

（二）归档时间

1、次年二月底前将上一年度形成的文件材料归档。

2、次年二月底前将上一年度校工会制发的各类活动通知、文件及其所获表彰、荣誉制定成册，归档。

第七条　使用管理

（一）日常管理

1、归档文件由专人管理。

2、重要归档文件经工会负责人审阅后，报学校档案馆一份存档。

（二）借阅规定

1、本单位人员查阅一般文件，须经管理员同意并及时归还。

2、外单位人员借阅，特别是涉密文件，须经工会负责人同意，限时限地借阅。

中国教育工会安徽理工大学委员会

                     二○○七年五月二十八日

报：省教育工会、校党委副书记王洪                                             

抄：校党委组织部、人事处                                             

校工会                                   2007年5月29日印发